买过房子吗？或者也许卖了一个？
不管是哪种类型，无论是市中心的阁楼式顶层公寓还是郊区的房屋。但是您是否注意到这两个过程中有一个相似之处？如果您还有其他疑问，请联系我们济南网站建设。
两种情况都涉及很多文书工作。
作为客户，您必须提供数百份文件，证明您将能够按时偿还抵押贷款。作为卖方，您必须管理许多与买卖双方之间的协议，房屋检查证书等相关的文件。
现在，仅在单个买卖双方关系的情况下。想象一下，房地产经纪人每天必须处理的文件数量。
在世界各地的生活空间市场交易的公司必须处理大量客户和大量文件。该过程有时可能会变得复杂，因此，房地产经纪人公司优先考虑拥有适当的房地产管理解决方案。
在详细介绍房地产文档需要什么之前，让我们首先了解房地产管理解决方案的文档管理需求。
房地产业及其文件需求
说我们的一生都受到文件的约束，这对我们来说并不是轻描淡写。因此，买卖房屋需要大量文件就不足为奇了。 对于个人而言，管理文件可能很容易。
但是对于一家与多个客户打交道的房地产经纪公司来说，这有点忙。从最初的协议到完成交易，房地产管理软件都需要能够轻松处理任何类型的文档。
但是，为什么房地产经纪人需要文件管理系统？以下是一些原因-
A.首先：提高生产力
如果凌乱的表是生产力的终结，请想象一下凌乱的文档保留系统将对代理商造成什么影响！
美国不同州的规定在涉及房地产交易公司必须保留哪种文件方面有所不同。但是，事实证明，制定文件存储策略对以后更好地解决法律问题很有帮助。
桌子上的一叠文件和文件看起来不美观，并拖慢了工作过程。波士顿咨询集团组织研究所所长伊夫•莫里厄（Yves Morieux）在TED的演讲中说，项目中过多的文书工作和规则会严重降低办公室的生产力。这就是为什么文档管理系统对房地产工作流管理非常重要的原因。
整理好所有文件和合同将为您节省时间。更不用说，这也将使您避免将来因滥用文件和记录而遭受任何法律后果。
B.您知道它可以保护文档免遭损坏吗？
我们都知道当文档（至少是纸质文档）暴露于过多的气氛中时会发生什么。他们被损坏。
即使这些损害需要很长时间才能发生，它们仍然是有害的。再有，致命的火灾，盗窃和其他重要文书工作可能受到破坏的方式都有机会。DMS集成可以防止所有这些情况。
这就是为什么房地产贸易公司需要一种在文件损坏的情况下为他们提供帮助的解决方案的原因。
想象一下-建筑物着火了，那次大火中一些非常重要的文件被损坏了。如果没有备用副本，对公司来说可能会出现问题。在这些情况下，房地产文件管理软件会非常有用。
C.保护您免受黑客攻击
即使您将文档以PDF和Doc文件存储在计算机上，由于黑客的存在，它们仍然处于危险之中。
无论是哪个行业，信息始终处于危险之中。这就是为什么要确保所有文档安全的原因，对于该机构而言，拥有 具有均衡监视策略的房地产数据管理系统非常重要。
对于纸质文件，您可以轻松地将它们锁定在保险箱中，然后将钥匙放到河里（当然是象征性的！）。但是，谈到数字文档的安全性，您的网站将需要一个安全的文档管理系统。
D.随时随地的实时访问
想象一下-
您是一家房地产经纪人，并且要在几个小时内展示房子。就在您应该参加房屋展览之前，您意识到自己已经在办公室留下了非常重要的文件。
你是做什么？
好吧，这取决于您的房地产经纪人如何管理文件。如果您仍在使用旧的纸迹跟踪工作流程，那么就得开车去办公室，拿起文件，然后去放映，尽管很晚。但是，如果您的代理商具有集成了DMS的房地产软件，则只需从笔记本电脑或平板电脑访问文件，然后按时显示就可以了。
许多机构，无论是房地产还是其他机构，都低估了从任何地方实时访问重要文档的可能性。但是，这个小功能（或者您想称呼它的功能）可以成倍地提高工作效率。
E.需要合作
在办公室工作中，通常需要协作。
当您需要在纸上进行一些编辑但唯一可以进行这些编辑的人又回到办公室，而您在现场时，会发生什么？在这种情况下，您将不得不在办公室和现场之间来回移动以完成编辑。让我们承认，这增加了工作领域的复杂性。
协作的需要是房地产代理商需要集成文档管理系统的原因之一。通过轻松的协作，毫无疑问，员工会发现快速而明智地工作变得容易。
文档管理系统所需的功能
既然我们知道了需求，就可以满足需求。什么做房地产管理解决方案，希望从他们的文档管理系统？
想象一下，您在一家房地产公司工作，这是一个很大的公司。您想要房地产文件管理软件什么样的功能？好吧，您需要很多功能。但这是最重要的列表。
A.文档：轻松同步和上传它们
现在，如果您是房地产代理商的所有者，并且正在考虑代理商DMS需要哪些功能，那么这应该是您要考虑的第一个功能。
显然，对于文档管理系统，文档同步和上载是至关重要的。没有它，其他功能根本没有用。那么，上传和同步功能需要什么呢？
借助此功能，代理商的所有员工都应该能够上传必不可少的代理商相关数据。在最好的房地产文档管理系统支持从各种来源上传。这些来源可以包括通过电子邮件接收的附件，扫描的硬拷贝，与云存储服务（例如Google Drive和Dropbox）同步等。这是我们如何帮助您定制软件的开发。
手动上传文档和批量上传文档也将是您的两个重要DMS功能。
B.从不丢失具有搜索功能的文档
现在，您已经上传了文档，如何找到它们？
在正确的时间找到正确的文档是一项重要任务。这就是为什么搜索和标记功能排在第二位的原因。
理解这些功能的工作非常容易。
用户必须将适当的标签添加到DMS上载的文件中。例如，与唐宁先生出售房地产的合同可以具有唯一标签“唐宁”。下次任何人想要查找该文件时，他们可以使用标签“ Downing”进行搜索。
下次您需要查找合同时，只需查找合同标签并找到文档即可。而且，如果您想更具体一点，则可以轻松地添加更多标签，例如标签中的卖方名称。
C.编辑和转换：文档处理迅速
您已将文档上载到房地产DMS，现在您可以轻松找到它。但是您要如何编辑它？
好吧，您不能只是从DMS下载它的副本，对其进行编辑然后再次上载。该系统的重点是节省时间。这就是为什么您还需要快速编辑功能的原因。
能够在管理系统上直接编辑文档将为您节省大量时间和麻烦。您不必处理纸质版或连续下载和上传。您可以随时随地编辑文档。
在讨论编辑时，我们还需要讨论文档的转换。作为房地产中介，您不能立即将所有记录转换为数字记录。您仍然需要处理许多纸质版本的文书工作。在这种情况下，拥有集成的文档转换器将为您节省大量时间。
使用文档转换器，您可以将文档转换为任何格式。此功能增加了房地产文档管理软件中文档处理的便利性。
D.控制访问的房地产文档管理软件：使文档更安全
在任何类型的组织中，都有管理的层次结构。而且我们猜测您的房地产经纪公司也是如此。
如果真是这样，那么您的房地产软件需要访问控制功能。这仅是为了保护所签订合同的机密性并确保代理商详细信息的安全。
就像访问控制一样，它还应具有访问受限的功能。在这种情况下，访问权限受限的人将只能看到该文档，而无法编辑它。当我们说访问控制是文档管理系统的必备功能时，请相信我们，以保持房地产代理机构工作的完整性。
E.定制：使DMS成为您自己的
仅拥有库存房地产文件管理软件将无法正常工作。您需要自己制作。
更深入的定制非常重要。这不仅仅是改变主题，文字或颜色。关键在于能够定制功能集以适应公司的需求。
定制功能使用户可以更深入地更改DMS。能够更改功能，创建和擦除不必要的功能以符合要求可以提高可用性。
F.控制中心：仪表板
仪表板对于您的房地产文件管理系统将是必不可少的。你为什么要问？
好吧，在这里您可以控制所有内容。在仪表板系统中，系统管理员可以查看谁正在访问哪个文档，进行哪些类型的编辑，他们在这些编辑上花费了多长时间等。作为管理员，您还可以签出不同版本的文档，并在必要时将其还原到上一个文档。
仪表板充当整个房地产文档管理软件的集中信息枢纽。不要忘记获得此功能，因为您选择获得为您的网站开发的自定义文档管理系统。
G.跟踪版本：谁编辑了文档？
想象一下看一个重要的文档，而意识到一些细节并不是您编写它的方式。对文档进行了一些更改。唯一的问题是，您不知道是谁进行了更改。
在这种情况下，您将需要一个版本跟踪功能，它将使您能够跟踪文档的先前版本，并确定谁进行了哪些更改。
当您考虑它时，这是一个非常重要的功能。您可以查看该文档的先前历史记录，并了解交易中所做的更改，以及查看由谁负责这些更改。它有助于保持机密文档的安全性和完整性，并有助于在对文档进行错误更改的情况下识别罪魁祸首。
H.文件共享：无论何时何地
现在，您已经为文档管理设置了所有内容，除了一件事-您将如何共享文档？
不是您必须仅在内部员工中共享文档。文件共享是房地产CRM和交易管理系统的重要组成部分。因此，在房地产DMS上为您的客户提供快速共享选项将对您的代理商大有帮助。
这就是为什么您的DMS需要与快速共享选项集成在一起的原因。无论是通过电子邮件还是消息传递，共享文档都不得超过几分钟。
E.多设备访问：随时随地获取文档
如果您是代理人，那么您知道您无法随身携带笔记本电脑，尤其是在展示房屋时。通过多设备访问，您将能够从平板电脑甚至智能手机访问DMS。
现在，使用智能手机和平板电脑完成办公室工作是一种主流做法。那么为什么不集成多设备访问呢？这将使整个过程更容易处理，更不用说，您不必随身携带办公室笔记本电脑。
F.即时脱机文档查看器：无需下载
我们一直都可以使用互联网是一个奇迹。
但是当您没有互联网时会发生什么？
场景令人恐惧，这似乎是合理的。有时可能没有可用的互联网来管理DMS，下载文档文件并进行编辑。在这种情况下，您需要脱机访问和即时文档查看器。
使用脱机访问，您可以脱机访问和查看文档。它是一个足够简单的功能，非常容易跳过，但是在需要时，它可能至关重要。想象一下在偏远地区显示一所房屋，那里的互联网连接可能不是很好，但是您必须访问房地产文档管理软件上的文档。如果系统上启用了脱机访问，则可以无缝访问文档。但是，如果没有这样的功能，您很容易感到尴尬。
至于即时查看器，它一定很烦人，必须下载文件，然后在每次要签出文档时都在另一个应用程序中打开它。使用即时查看器，您可以直接在DMS中简单，即时地查看文件。无需额外下载，也无需打开新的文档阅读器。所有这些都可以在房地产文档审查仪表板上直接完成。
这些是房地产文件管理软件的基本但必须具备的功能。如果没有该软件，DMS将完全无法运行且难以使用。
包起来
房地产文件管理软件是代理商需要的最关键的软件之一。无论是跟踪所有文档还是快速编辑它们，您要做的就是确保DMS系统集成了正确的功能。如果您想通过有效的文档管理来推动房地产业务发展，请联系我们济南网站建设。